Belajar Kembali....: SIKLUS PROSES BISNIS REVIEW ATAS PROSES BISNIS UTAMA DALAM PERUSAHAAN MANUFAKTUR

Proses Bisnis

Proses bisnis merupakan sebuah sistem yang bekerja untuk mencapai tujuan organisasi.

Siklus proses bisnis meliputi :

1. Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan adalah proses bisnis yang berkaitan dengan penyediaan barang dan jasa ke pelanggan untuk kemudian menagih penjualan tersebut sehngga menghasilkan pendapatan. Pada siklus pendapatan sendiri terdapat 4 dasar bisnis yaitu :

a) Memasukkan pesanan penjualan (sales order entry)

Kenapa hal ini menjadi dasar ? karena proses penjualan pastilah diawali dengan adanya pesanan dari pelanggan. Dalam tahap ini ada 3 hal yang harus kita pastikan yaitu mengambil pesanan penjualan, memeriksadan lalu menyetujui kredit penjualan tersebut (hanya jika penjualan secara kredit), dan memeriksa ketersediaan barang yang akan dipesan. Bagian yang terkait yaitu bagian penjualan.

b) Mengirim Pesanan (Shipping)

Setelah kita menerima pesanan dan juga memastikan bahwa barang yang dipesan memang ada maka selanjutnya kita harus mengirim pesanan tersebut. Di sini ada 2 tahap yaitu mengepak barang yang akan dikirim dan mengirimnya bersama surat jalan (dokumen pengiriman). Bagian yang terkait yaitu bagian gudang dan bagian pengiriman.

c) Penagihan dan piutang usaha (billing and accounts receivable)

Dasar yang ketiga disini tentunya hanya berlaku bagi penjualan yang bersifat kredit. Dimana bagian kredit melakukan penagihan ke para pelanggan dengan membuat faktur penjualan. Selain melakukan penagihan tentu saja harus memelihara data-data piutang usaha yang dimiliki oleh organisasi atau perusahaan tersebut.

d) Menerima pembayaran / kas (cash collection)

Yang terakhir tentu saja setelah melakukan penagihan maka bagian kasir akan menerima pembayaran baik dari penjualan kredit maupun penjualan tunai.

2. Siklus Pengeluaran

Siklus pengeluaran (expenditure cycle) adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa (Romney & Steinbert, 2005).

Pada siklus ini terdapat 3 aktivitas dasar yaitu :

a) Memesan barang , persediaan, dan jasa

Aktivitas yang pertama adalah melakukan pesanan terhadap barang, persediaan maupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Dalam hal ini kita perlu memperhatikan berapa jumlah yang akan dibeli dan kapan akan digunakan agar bisa tersedia tepat waktu, selain itu perlu juga untuk menentukan pemasok mana yang akan kita pesan. Bagian pembelian disini harus membuat surat order pembelian (Purchase Order)

b) Menerima dan menyimpan barang, persediaan, dan jasa

Aktivitas kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan. Bagian penerimaan bertanggung jawab untuk mengecek dan menerima kiriman dari para pemasok. Dokumen yang dibuat dalam proses penerimaan barang adalah laporan penerimaan barang adalah laporan penerimaan (receiving report).

c) Membayar untuk barang, persediaan, dan jasa

Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan yang dibuat oleh pemasok. Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar dan kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran.

3. Siklus Produksi

Siklus Produksi adalah rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data terkait yang terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk.

Aktivitas-aktivitas yang ada dalam siklus produksi yaitu :

a) Desain Produk

Kenapa harus dilakukan desain produk?

Karena desain produk ini bertujuan agar produk yang dihasilkan nantinya laku dijual, memiliki kualitas yang bagus, intinya agar produk yang dihasikan bisa menang bersaing dengan produk lainnya.

b) Perencanaan dan Penjadwalan

Perencanaan dan penjadwalan disini terkait dengan proses pembuatan produk yang telah di desain. Selain itu juga termasuk perencanaan perolehan bahan baku, disini ada 2 metode yaitu :

• Metode Perencanaan Sumber Daya Produksi

Yaitu perusahaan menyiapkan gudang untuk menampung bahan baku agar nantinya ketika akan melakukan produksi kita telah memiliki bahan baku.

• Metode Just In Time

Yaitu perusahaan tidak memiliki gudang penyimpanan bahan baku karena bahan baku dipesan ketika ada pesanan penjualan atau di pesan saat itu juga (just in time).

c) Operasi Produksi

Prosedur-prosedur yang dijalankan dalam rangka menghasilkan suatu produk.

d) Akuntansi Biaya

Memproses semua informasi yang berkaitan dengan biaya-biaya produksi termasuk biaya bahan baku, biaya tenaga kerja maupun biaya overhead pabrik. Sehingga nantinya diharapkan mampu menghasilkan biaya yang akurat.

4. Siklus Sumber Daya Manusia

Siklus SDM adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan manajemen yang efektif atas tenaga kerja.

Aktivitas-aktivitas dalam siklus SDM yaitu :

• Perekrutan dan kontrak kerja

• Pelatihan

• Penugasan pekerjaan

• Kompensasi (Penggajian)

• Evaluasi kinerja

• Pemutusan hubungan kerja

5. Siklus Keuangan

Siklus keuangan adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan segala jenis keuangan baik pemasukan maupun pengeluaran.

REVIEW ATAS PROSES BISNIS UTAMA DALAM PERUSAHAAN MANUFAKTUR : Pembelian Dan Pengeluaran Kas

Romney and Steinbart (2015:405) Siklus pengeluaran adalah seperangkat berulang kegiatan bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran untuk barang dan jasa. Pada siklus pengeluaran, pertukaran eksternal utama informasi adalah dengan pemasok (vendor). Dalam organisasi, informasi tentang kebutuhan untuk membeli barang dan bahan mengalir ke siklus pengeluaran dari pendapatan dan siklus produksi, inventory control, dan berbagai departemen. Setelah barang barang dan bahan tiba, pemberitahuan penerimaan mereka mengalir kembali ke sumber-sumber dari siklus pengeluaran. Data beban juga mengalir dari siklus pengeluaran untuk buku besar dan fungsi pelaporan untuk dimasukkan dalam laporan keuangan dan berbagai laporan manajemen.

Romney and Steinbart (2015:405) Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya yang dikeluarkan serta mengatur persediaan, supplies, dan berbagai jasa yang dibutuhkan organisasi. Kita mulai dengan menggambarkan desain sistem informasi siklus pengeluaran dan kontrol dasar yang diperlukan untuk memastikan bahwa ia menyediakan manajemen dengan informasi yang dapat dipercaya untuk menilai efisiensi dan efektivitas operasional.

Menurut Wilkinson (2000 : 469), tujuan siklus pengeluaran kas (pembelian) yaitu :

1. Menjamin bahwa barang dan jasa dipesan sesuai dengan kebutuhan.

2. Menerima barang yang dipesan dan memeriksa kondisi barang tersebut.

3. Menyimpan dan mengamankan barang sampai barang tersebut dibutuhkan

4. Menentukan bahwa faktur atas barang dan jasa adalah benar.

5. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat dan akurat.

6. Posting atas kewajiban dan pengeluaran kas kepada akun pemasok yang tepat pada akun utang usaha dalam buku besar.

7. Menjamin bahwa semua pengeluaran kas berkaitan dengan pembelian telah diotorisasi

8. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas dengan tepat dan akurat.

Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pengeluaran

Proses

Seperti kebanyakan organisasi besar, AOE menggunakan sistem ERP. Sistem ERP yang mendukung kegiatan bisnis siklus pengeluaran AOE ini. Sistem ini kemudian menciptakan pesanan pembelian yang dikirim ke pemasok melalui EDI (Romney and Steinbart, 2015:407).

Ancaman Dan Pengendalian Dalam Siklus Pengeluaran

Menurut Romney and Steinbart (2015:410), ada beberapa ancaman dan pengendalian dalam siklus pengeluaran, diantaranya adalah : Ordering materials, Supplies, and Services

Menurut Wilkinson, et al. (2000), tujuan pengendalian dalam tahap ini adalah memastikan bahwa seluruh pembelian telah diotorisasi pada waktu yang dibutuhkan secara tepat waktu dan dihitung berdasarkan Economic Order Quantity (EOQ).

- Identifikasi apa, kapan, dan berapa jumlah barang yang akan dibeli
- Economic order quantity (ECQ) ; ukuran pesanan optimal jumlah pemesanan, membawa, dan biaya stockout.

- Reorder point ; menentukan tingkat dimana saldo persediaan item harus jatuh sebelum perintah untuk mengisi stok dimulai.

- Materials requirements planning (MPR) ; pendekatan manajemen persediaan yang bertujuan untuk mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan meningkatkan akurasi teknik peramalan untuk lebih pembelian jadwal untuk memenuhi kebutuhan produksi.

- Just in time (JIT) inventory system ; sistem yang meminimalkan atau hampir menghilangkan persediaan dengan membeli dan memproduksi barang hanya dalam menanggapi aktual, daripada diperkirakan, penjualan.

- Purchase requisition (PR) ; merupakan dokumen yang digunakan untuk melakukan pembelian barang (Wilkinson, et al., 2000).

Ø Choosing suppliers

- Purchase order ; Merupakan dokumen yang disiapkan oleh bagian pembelian untuk melakukan pembelian barang atau jasa yang akan ditujukan kepada supplier (Wilkinson, et al., 2000).

- Blanket purchase order or blanket order ; komitmen untuk membeli barang-barang tertentu dengan harga yang ditunjuk dari pemasok tertentu untuk jangka waktu yang ditetapkan, sering satu tahun.

- Vendor managed inventory (VMI) ; praktek di mana produsen dan distributor mengelola persediaan pelanggan ritel menggunakan EDI. Pemasok mengakses persediaan pelanggan menggunakan EDI. Pemasok mengakses point-of-sale sistem pelanggan untuk memantau persediaan dan secara otomatis mengisi produk ketika mereka jatuh ke tingkat yang telah disepakati.

- Kickbacks ; hadiah yang diberikan oleh pemasok untuk agen pembelian untuk tujuan mempengaruhi pilihan mereka pemasok.

Penerima
Menurut Wilkinson, et al. (2000), tujuan pengendalian pada tahap ini adalah memastikan seluruh barang yang diterima telah diverifikasi sehingga jumlah barang sesuai dengan yang dipesan dan dalam kondisi yang baik untuk pengadaan barang serta memastikan seluruh jasa diotorisasi sebelum dilaksanakan dan diawasi sehingga pelaksanaannya benar-benar dilakukan untuk pengadaan jasa.

Dokumen terkait pada tahap ini menurut Wilkinson, et al. (2000) adalah sebagai berikut :
- Receiving report (RR) ; merupakan dokumen yang menunjukkan bahwa barang yang dipesan oleh perusahaan sudah dikirimkan oleh supplier dan sudah diterima oleh pihak gudang.

- Debit memo ; Merupakan suatu surat yang dikeluarkan perusahaan apabila akan melakukan pengembalian barang kepada pemasok yang disebabkan barang rusak, cacat atau tidak sesuai dengan pesanan.

- Invoice ; merupakan sejumlah tagihan yang diberikan oleh supplier atas pembelian yang dilakukan. Dalam invoice ini terdapat jumlah yang seharusnya dibayarkan oleh perusahaan kepada supplier, biaya barang yang disesuaikan dengan pajak terkait, seperti Pajak Pertambahan Nilai (PPN) atau Pajak Penghasilan Pasal 23 (PPh 23), nomor rekening kemana pembayaran harus dikirimkan, serta informasi lainnya.

- Packing Slip ; merupakan dokumen tanda bukti pengiriman barang yang memuat nama dan jenis barang yang dibeli beserta kuantitasnya. Packing Slip diotorisasi oleh supplier dan bagian penerimaan barang di gudang.

Approving supplier invoices

Menurut Wilkinson, et al. (2000), terdapat lima tujuan pengendalian pada tahap ini, yaitu : (1) Seluruh tagihan supplier diverifikasi secara tepat waktu dan disesuaikan dengan barang atau jasa yang diterima. (2) Seluruh potongan pembelian yang tersedia diidentifikasi. (3) Seluruh bentuk pengembalian barang dari pembelian diotorisasi dan dicatat secara akurat berdasarkan jumlah aktual pengembalian barang. (4) Seluruh transaksi pembelian secara kredit dan pengeluaran kas di-posting ke akun supplier yang sesuai pada buku A/P. (5) Seluruh pencatatan akuntansi dan persediaan telah diamankan.

- Voucher package ; set dokumen yang digunakan untuk mengotorisasi pembayaran kepada pemasok. Ini terdiri dari order pembelian, laporan penerimaan, dan faktur pemasok.

- Nonvoucher system ; metode piutang pengolahan hutang di mana setiap faktur disetujui diposting catatan pemasok individu dalam akun berkas hutang dan kemudian disimpan dalam file faktur terbuka. Kontras dengan sistem voucher.

- Voucher system ; metode piutang pengolahan hutang di mana voucher pencairan disiapkan bukannya posting faktur langsung ke catatan pemasok dalam buku pembantu utang usaha rekening. Voucher pencairan mengidentifikasi pemasok, daftar faktur yang beredar, dan menunjukkan jumlah bersih yang harus dibayar setelah dikurangi diskon yang berlaku dan tunjangan. Kontras dengan dengan sistem non-voucher.

- Disbursement voucher ; merupakan dokumen dalam sistem pembayaran yang mengakumulasi pembayaran atau tagihan pemasok.

- Evaluated receipt settlement (ERS) ; pendekatan tanpa faktur untuk hutang bahwa rekening menggantikan proses tiga arah pencocokan (pemasok faktur, menerima laporan, dan pesanan pembelian) dengan dua arah pertandingan pesanan pembelian dan menerima laporan.

- Procurement card ; kartu kredit perusahaan yang karyawan dapat menggunakan hanya pada pemasok yang ditunjuk untuk membeli jenis tertentu dari item.

Cash Disbursements

Menurut Wilkinson, et al. (2000), tujuan pengendalian pada tahap ini adalah memastikan seluruh pengeluaran kas dicatat secara akurat dan lengkap.

- Imprest fund ; rekening kas dengan dua karakteristik: (1) diatur sebagai jumlah yang tetap, seperti $ 100 dan (2) voucher yang diperlukan untuk setiap pencairan. Pada setiap waktu, jumlah uang tunai ditambah voucher harus sama dengan saldo dana yang telah ditetapkan.

Romney and Steinbart (2015:425) berpendapat bahwa, ada beberapa ancaman yang dihadapi oleh seorang kasir dalam proses pengeluaran kas perusahaan dengan beberapa pengendalian yang dilakukan, diantaranya adalah :

Ancaman

1. Kegagalan untuk mengambil diskon

2. Membayar barang tidak diterima

3. pembayaran duplikat

4. Pencurian uang tunai

5. Periksa perubahan

6. Masalah arus kas

Pengendalian

1. File faktur dengan tanggal jatuh tempo untuk mengambil keuntungan dari diskon

2. Pemasok pertandingan faktur untuk dokumen pendukung (pesanan pembelian menerima laporan)

3. a. Bayar hanya faktur asli

b.Batal dokumen pendukung ketika pembayaran dilakukan

4. a. Keamanan fisik cek

b. Pemisahan tugas

c. Rekonsiliasi rekening bank

5. Periksa mesin Perlindungan

6. Anggaran arus kas

Dari penjabaran diatas bisa disimpulkan bahwa proses bisnis terbagi menjadi beberapa proses yaitu :

1. Proses bisnis inti / utama
yaitu proses yang diselenggarakan untuk melayani pelanggan pengguna produk atau jasa.

2. Proses bisnis pendukung
yaitu proses yang diselenggarakan untuk melayani pelanggan internal (karyawan perusahaan).

3. Proses bisnis manajemen
yaitu proses dimana perusahaan menyusun rencana, mengorganisasikan dan mengendalikan sumber daya yang ada.

4. Proses Network Bisnis
yaitu proses yang diselenggrakan utnuk pemasok, pemberi pinjaman, investor, pemerintah ataupun masyarakat umum.

Karakteristik proses bisnis yang baik adalah :

1. Adanya proses owner, yaitu orang yang ditunjuk langsung oleh manajemen untuk bertanggung jawab terhadap performansi proses agar efektif dan efisien.

2. Batasan – batasan yang jelas akan proses bisnis yang ada.
3. Kejelasan hubungan internal dan pertanggung jawabannya.
4. Prosedur, tugas kerja, kebutuhan training terdokumentasi dengan baik
5. memiliki ukuran-ukuran dan system feedback pada setiap aktivitas.
6. memiliki ukuran-ukuran dan target yang berhubungan dengan kepuasan user.
7. Waktu siklus dari setiap aktivitas diketahui dengan jelas.
8. Mempunyai perumusan atau perubahan prosedur.
9. Mengetahui tentang bagaimana langkah – langkah selanjutnya agar menjadi lebih baik.

MENGIDENTIFIKASI MAJOR THREAT DALAM AKTIVITAS BISNIS

UNTUK PENGENDALIAN INTERNAL DAN CONTOH IMPLEMENTASINYA PADA PERUSAHAAN.

Ancaman-ancaman atas SIA

· Salah satu ancaman yang dihadapi perusahaan adalah kehancuran karena bencana alam dan politik, seperti :

– Kebakaran atau panas yang berlebihan

– Banjir, gempa bumi

– Badai angin, dan perang

· Ancaman kedua bagi perusahaan adalah kesalahan pada software dan tidak berfungsinya peralatan, seperti :

– Kegagalan hardware

– Kesalahan atau terdapat kerusakan pada software, kegagalan sistem operasi, gangguan dan fluktuasi listrik.

– Serta kesalahan pengiriman data yang tidak terdeteksi.

· Ancaman ketiga bagi perusahaan adalah tindakan yang tidak disengaja, seperti :

– Kecelakaan yang disebabkan kecerobohan manusia

– Kesalahan tidak disengaja karen teledor

– Kehilangan atau salah meletakkan

– Kesalahan logika

– Sistem yang tidak memenuhi kebutuhan perusahaan

· Ancaman keempat yang dihadapi perusahaan adalah tindakan disengaja, seperti :

– sabotase

– Penipuan komputer

– Penggelapan

· Beberapa ancaman (threats) lainnya adalah :

1. Merekrut karyawan yang tidak kualified Hiring of unqualified

2. Pelanggaran hukum oleh karyawan (Violation of employment law)

3. Perubahan yang tidak diotorisasi opada file induk pembayaran (master payroll file)

4. Ketidakakuratan data waktu (Inaccurate time data)

5. Ketidakakuratan proses pembayaran

6. Pencurian atau kecurangan pendistribusian pembayaran

7. Kehilangan atau tidak terotorisasi data pembayaran

8. Performansi jelek

Mengapa ancaman-ancaman SIA meningkat?

· Peningkatan jumlah sistem klien/server memiliki arti bahwa informasi tersedia bagi para pekerja yang tidak baik.

· Oleh karena LAN dan sistem klien/server mendistribusikan data ke banyak pemakai, mereka lebih sulit dikendalikan daripada sistem komputer utama yang terpusat.

· WAN memberikan pelanggan dan pemasok akses ke sistem dan data mereka satu sama lain, yang menimbulkan kekhawatiran dalam hal kerahasiaan.

Lingkungan Pengendalian

· Lingkungan pengendalian terdiri dari faktor-faktor berikut ini :

1. Komitmen atas integritas dan nilai-nilai etika

2. Filosofi pihak manajemen dan gaya beroperasi

3. Struktur organisasional

4. Badan audit dewan komisaris

5. Metode untuk memberikan otoritas dan tanggung jawab

6. Kebijakan dan praktik-praktik dalam sumber daya manusia

7. Pengaruh-pengaruh eksternal

AKTIVITAS PENGENDALIAN

Aktivitas pengendalian bertujuan untuk mengarahkan karyawan agar karyawan dapat bertindak sesuai dengan arahan manajer.

· Aktivitas yang terkait dengan pelaporan keuangan. Meliputi: Perancangan dokumen yang baik dan penggunaan dokumen bernomor urut tercetak; Pemisahan tugas; Otorisasi atas transaksi; Pengamanan yang memadai; Cek independen atas kinerja rekan sekerja; Penilaian (valuation) atas jumlah yang mesti dicatat yang tepat

· Aktivitas yang terkait dengan pemrosesan informasi, meliputi pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Aktivitas ini membantu memastikan reliabilitas dan integritas sistem informasi yang memproses informasi keuangan maupun informasi non keuangan.

Aktivitas pengendalian yang lain yang relevan dengan pelaporan keuangan adalah review atas kinerja, yang meliputi:

1. Membandingkan anggaran dan nilai aktual

2. Menganalisis kaitan antar data, melakukan investigasi dan tindakan korektif

3. Review atas kinerja fungsional atau area tertentu

Aktivitas Pengendalian

· Secara umum, prosedur-prosedur pengendalian termasuk dalam satu dari lima kategori berikut ini :

1. Otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai

2. Pemisahan tugas

3. Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai

4. Penjagaan aset dan catatan yang memadai

5. Pemeriksaan independen atas kinerja

Aktivitas pengendalian dapat berupa:

Pengendalian pengolahan informasi mencakup:

· Otorisasi semestinya terhadap transaksi

· Dokumen dan catatan

· Pengecekan independen

· Pemisahan tugas

· Pengendalian fisik

· Review terhadap kinerja

PENGENDALIAN UMUM

Meliputi:

· Pengendalian organisasi.

· Pengendalian dokumentasi.

· Pengendalian akuntabilitas aktiva.

· Pengendalian praktik manajemen.

· Pengendalian operasi pusat informasi

· Pengendalian otorisasi

· Pengendalian akses

PENGENDALIAN ORGANISASI

Organisasi menetapkan hubungan kerja antara karyawan dan unit organisasi. Struktur organisasi dirancang sedemikian rupa sehingga menghasilkan organisasi yang independen. Organisasi yang independen adalah struktur organisasi yang memisahkan wewenang dan tanggung jawab sedemikian rupa sehingga fungsi yang tidak kompatibel dipisahkan. Selain melalui pemisahan tugas, pengendalian juga dicapai dengan monitoring.

Dalam sistem manual, karyawan yang menangani aktiva mesti dipisahkan dari karyawan yang memiliki otorisasi untuk melaksanakan suatu transaksi dan karyawan yang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi.

Sistem informasi memiliki tanggung jawab untuk merekam dan memproses data. Oleh karena itu sistem informasi mesti independen dari semua departemen yang menggunakan data dan informasi tersebut. Departemen pengguna adalah departemen yang memiliki tanggung jawab untuk menginisiasi dan mengotorisasi transaksi. Selain itu, fungsi pengembangan sistem mesti dipisahkan dari sistem pemrosesan transaksi.

PENGENDALIAN DOKUMENTASI

Dokumentasi yang baik berguna untuk efisiensi dalam perbaikan bug sistem, untuk efisiensi dalam pengembangan tambahan aplikasi baru, serta untuk pelatihan karyawan dalam mengenalkan sistem aplikasi.

Dokumentasi yang diperlukan meliputi:

· Kebijakan terkait dengan sistem, seperti kebijakan pengembangan sistem, kebijakan pengujian sistem, kebijakan operasi computer, dan kebijakan penanganan bencana dan keamanan sistem.

· Dokumentasi aplikasi sistem, seperti flowchart, data flow diagram, kode rekening, deskripsi prosedur, prosedur koreksi kesalahan, prosedur pengendalian, deskripsi file (termasuk kamus data), format output sistem, dan deskripsi input output sistem.

· Dokumentasi program.

· Dokumentasi data

· Dokumentasi operasi

· Dokumentasi untuk pengguna.

PENGENDALIAN AKUNTABILITAS AKTIVA

Sumber daya perusahaan (aktiva) perlu dijaga. Cara menjaga aktiva tersebut antara lain:

· Penggunaan buku pembantu dalam catatan akuntansi

· Rekonsiliasi (seperti rekonsiliasi kas dan persediaan)

· Prosedur acknowledgement sebagai bentuk wujud pertanggungjawaban atas aktiva yang ditangani oleh seseorang atau suatu bagian.

· Penggunaan log dan register

· Review oleh pihak independent

PENGENDALIAN PRAKTIK MANAJEMEN

Meliputi kebijakan dan praktik sumber daya manusia, komitmen terhadap kompetensi, praktik perencanaan, praktik audit, dan pengendalian pengembangan sistem aplikasi (prosedur perubahan sistem dan prosedur pengembangan sistem baru).

PENGENDALIAN APLIKASI

Meliputi:

· Pengendalian otorisasi,

· Pengendalian input, dapat berupa edit test pada saat data diinputkan ke dalam layar komputer (validity check, limit check, field check, relationship check), dapat berupa batch control total (amount control total, hash total dan record count) jika data diinputkan secara batch.

· Pengendalian proses, dapat berupa manual cross check dan pengendalian proses yang lain.

· Pengendalian output. Output mesti didistribusikan ke pihak yang tepat.

Tinjauan menyeluruh konsep-konsep pengendalian

Apakah definisi dari pengendalian internal itu ?

Pengendalian internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan.

· Apakah pengendalian manajemen itu ?

· Pengendalian manajemen meliputi tiga keutamaan :

1 Merupakan bagian tanggung jawab manajemen yang utuh.

2 Dirancang untuk mengurangi kesalahan, ketidak teraturan, dan mencapai tujuan organisasi.

3. Berorientasi dan berusaha untuk membantu karyawan mencapai tujuan perusahaan.

TUJUAN PENGENDALIAN INTERNAL:

· Efektivitas dan efisiensi operasi

· Reliabilitas pelaporan keuangan

· Kesesuaian dengan aturan dan regulasi yang berlaku

Proses Pengendalian Internal :

l Proses Pengendalian Internal adalah sebuah proses yang dirancang untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan organisasi dapat dicapai, yaitu :

– Pelaporan keuangan yang handal

– Efektivitas dan efisiensi operasional organisasi

– Dipatuhinya semua hukum dan peraturan-peraturan yang diterapkan.

· Apakah unsur-unsur dari pengendalian internal?

· Lingkungan pengendalian

– Penetapan risiko

– Aktivitas pengendalian

– Informasi dan komuniaksi

– Monitoring/supervisi

– Apakah terdapat pemisahan fungsi dan tugas pada bagian akuntansi?

– Tidak ada perangkapan fungsi / tugas oleh satu individu atau satu departemen.

– Apakah dilaksanakan audit internal?

– Audit internal sebagai aktivitas evaluasi secara independen dalam organisasi.

Klasifikasi pengendalian internal

· Prosedur-prosedur pengendalian khusus yang digunakan dalam sistem pengendalian internal dan pengendalian manajemen mungkin dikelompokkan menggunakan empat kelompok pengendalian internal berikut ini:

1. Pengendalian untuk Pencegahan, Pengendalian untuk Pemeriksaan, dan Pengendalian Korektif

2. Pengendalian umum dan Pengendalian aplikasi

3. Pengendalian Administrasi dan Pengendalian Akuntansi

4. Pengendalian Input, proses, dan output

STRUKTUR PENGENDALIAN INTERNAL

· Struktur pengendalian internal menurut COSO

· Lingkungan Pengendalian Internal

· Penaksiran Risiko

· Aktivitas Pengendalian

· Informasi dan Komunikasi

· Monitoring

LINGKUNGAN PENGENDALIAN INTERNAL

Lingkungan pengendalian internal merefleksikan seluruh sikap dan kesadaran dewan direksi, komite audit, manager, pemilik, dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian internal sebuah perusahaan. Lingkungan pengendalian merupakan dasar dari seluruh komponen pengendalian internal yang lain.

Lingkungan pengendalian meliputi:

Filosofi manajemen dan gaya operasi. Manajer perlu menjadi contoh perilaku etis dengan mentaati kode etik perusahaan. Manajer perlu menyusun kode etik secara formal. Manajer mesti menekankan pentingnya pengendalian internal dan memperlakukan setiap personel dengan wajar dengan dengan penuh respek.

Integritas dan nilai-nilai etika. Perilaku etis dan tidak etis manajer dan seluruh karyawan akan berdampak besar terhadap keseluruhan struktur pengendalian internal, menciptakan suasana yang secara signifikan mempengaruhi validitas proses pelaporan keuangan. Manajemen mesti secara proaktif memastikan bahwa semua karyawan benar-benar sadar dengan standard etika perusahaan. Manajemen juga mesti membuat kebijakan yang mendukung karyawan untuk mencapai tujuan jangka panjang dan bukan tujuan jangka pendek.

Komitmen terhadap kompetensi. Perusahaan mesti merekrut karyawan yang kompenen dan dapat dipercaya yang memiliki inisiatif dan kreativitas untuk bereaksi secara cepat terhadap kondisi bisnis yang dinamis. Perusahaan mesti memilih personil yang memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang memadai untuk menyelesaikan setiap tanggung jawab yang diberikan kepada karyawan tersebut.

Dewan direksi atau komite audit. Dewan direksi semestinya menunjuk komite audit untuk mengawasi praktik dan kebijakan akuntansi dan pelaporan keuangan perusahaan. Komite audit merupakan perantara antara dewan direksi dan auditor internal/eksternal.

Struktur organisasi. Struktur organisasi merupakan rerangka hubungan formal antar personil perusahaan untuk mencapai tujuan organsisasi.

Pemberian wewenang dan tanggung jawab. Perusahaan mesti memiliki deskripsi pekerjaan untuk setiap karyawan. Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab mesti dilakukan dengan baik. Perubahan terhadap sistem informasi mesti dilakukan melalui persetujuan tertulis.

Kebijakan dan praktik sumber daya manusia. Setiap karyawan baru mesti dikenalkan dengan pengendalian internal, kebijakan etika dan kode etik perusahaan. Perusahaan mesti perduli dengan undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan yang ditetapkan oleh pemerintah. Perusahaan mesti memastikan terwujudnya lingkungan kerja yang aman dan sehat. Perusahaan dapat menyelenggarakan sarana konseling untuk karyawan yang bermasalah. Perusahaan punya prosedur yang baik untuk karyawan yang berhenti bekerja.

Penilaian Resiko

· Perusahaan menghadapi jenis-jenis ancaman berikut ini :

1. strategis — melakukan hal yang salah

2. Operasional ── melakukan hal yang benar, tetapi dengan cara yang salah

3. Keuangan — adanya kerugian sumber daya keuangan, pemborosan, pencurian atau pembuatan kewajiban yang tidak tepat

4. informasi — menerima informasi yang salah atau tidak relevan, sistem yang tidak andal, dan laporan yang tidak benar atau menyesatkan

· Perusahaan yang menerapkan sistem EDI harus mengidentifikasi ancaman-ancaman yang akan dihadapi oleh sistem tersebut, yaitu :

1. Pemilihan teknologi yang tidak sesuai

2. Akses sistem yang tidak diotorisasi

3. Penyadapan transmisi data

4. Hilangnya integritas data

5. Transaksi yang tidak lengkap

6. Kegagalan sistem

7. Sistem yang tidak kompatibel

Beberapa ancaman menunjukkan resiko yang lebih besar karena probabilitas kemunculannya lebih besar, misalnya :

· Perusahaan lebih mungkin menjadi korban penipuan komputer daripada serangan teroris

· Resiko dan penyingkapan harus diperhitungkan bersama-sama

PENAKSIRAN RISIKO

Manajemen mesti mengidentifikasi dan menaksir risiko yang relevan yang dapat mencegah perusahaan mencapai tujuan organisasi. Manajer juga mesti menyusun rencana untuk mengelola risiko yang telah diidentifikasi.

· Mengidentifikasi risiko internal yang signifikan.

· Mengidentifikasi risiko eksternal yang signifikan.

· Menyusun analisis risiko.

· Manajemen risiko yang relevan.

MONITORING
Tujuan monitoring adalah menaksir kualitas struktur pengendalian internal dari waktu ke waktu melalui aktivitas monitoring. Contoh aktivitas monitoring: supervisi atas aktivitas karyawan dari hari ke hari dan audit atas catatan akuntansi.

PAPARAN RISIKO

Setiap perusahaan menghadapi paparan risiko. Paparan risiko dapat berasal dari pihak internal maupun eksternal perusahaan, seperti dari karyawan, konsumen, hacker, pelaku criminal dan bencana alam.

Tipe risiko

· kesalahan yang tidak disengaja

· kesalahan yang disengaja

· pencurian aktiva

· menjebol keamanan perusahaan

· tindak kekerasan dan bencana alam

Paparan terhadap risiko dipengaruhi oleh:

· Frekuensi kejadian. Contoh: penjualan.

· Kerentanan sebuah aktiva. Contoh kas sangat rentan.

· Besarnya nilai rupiah.

Masalah yang memperbesar paparan risiko yang dihadapi perusahaan:

· Kolusi

· Kurangnya penegakan disiplin

· Kejahatan komputer

Contoh kejahatan komputer:

· Pencurian hardware dan software

· penggunaan komputer tanpa otorisasi untuk kepentingan personal

· modifikasi atau penggunaan program untuk melakukan kejahatan

Komputer rentan terhadap tindak kejahatan karena:

· Komputer mengakibatkan pemusatan data dan pemrosesan data

· jejak audit dalam lingkungan SIA tidak sejelas dalam lingkungan manual

· Komputer powerful tetapi kompleks dan rentan

Dalam menerapkan pengendalian, perusahaan mesti mempertimbangkan manfaat dan biaya untuk menerapkan pengendalian tersebut.

Informasi dan Komunikasi

Mengidentifikasi dan merekam informasi yang relevan untuk pelaporan keuangan
mengkomunikasikan informasi yang relevan dengan format yang sesuai

· Harus dipastikan bahwa SIA menghasilkan pelaporan keuangan yang andal.

· Semua transaksi yang diproses adalah transaksi yang valid dan terotorisasi

· semua transaksi yang valid mesti direkam dan diinputkan tepat waktu dengan cukup detail sehingga transaksi dapat diklasifikasikan dengan semestinya.

· semua data input akurat dan lengkap

· semua transaksi yang telah diinput diproses dengan baik

· semua output yang diperlukan disajikan sesuai dengan aturan yang ada untuk menghasilkan informasi yang akurat dan andal

· semua transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang tepat

Akuntan harus memahami berikut ini :

1. Bagaimana transaksi diawali

2. Bagaimana data didapat dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin atau data diubah dari dokumen sumber ke bentuk yang dapat dibaca oleh mesin

3. Bagaimana file komputer diakses dan diperbarui

4. Bagaimana data diproses untuk mempersiapkan sebuah informasi

5. Bagaimana informasi dilaporkan

· Hal-hal tersebut membuat sistem dapat melakukan jejak audit (audit trail).

· Jejak audit muncul ketika transaksi suatu perusahaan dapat dilacak di sepanjang sistem mulai dari asalnya sampai tujuan akhirnya pada laporan keuangan.

CONTOH IMPLEMENTASI PROSEDUR PENGENDALIAN PADA PERUSAHAAN.

• Berikut contoh prosedur-prosedur pengendalian untuk menaggulangi ancaman.

– Sistem pengendalian persediaan

– Analisis kinerja pemasok

– Persetujuan permintaan pembelian

– Batasi akses ke permintaan pembelian kosong

– Konsultasi daftar harga

– Pengendalian anggaran

– Gunakan daftar pemasok yang disetujui

– Persetujuan pesanan pembelian

– Pemesanan pembelian sebelum penomoran

– Larangan hadiah dari para pemasok