SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL DAN CONTOH IMPLEMENTASINYA

TIGA POINTER DALAM SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL

1)             Pengendalian preventif, detektif dan korektif.

Dalam kegiatan pengendalian, terdapat 3 tipe pengendalian, yaitu preventiv, detektif dan korektif. Perbandingan antara ketiga tipe tersebut adalah sebagai berikut:

Pengendalian Preventif

Yaitu kegiatan pengendalian yang dilakukan untuk mencegah terjadinya suatu permasalahan (error condition) dari suatu proses bisnis, atau dengan kata lain pengendalian yang dilakukan sebelum masalah timbul. Kegiatan pengendalian ini relatif murah jika dibandingkan kedua tipe pengendalian lainnya.

Contoh pengendalian preventif:

1.            Dibuatnya standar operasional prosedur untuk suatu kegiatan entitas;

2.            Dibuatnya pemisahan fungsi dalam suatu entitas;

3.            Dibuatnya rentang otorisasi dalam suatu entitas.

Pengendalian Detektif

Yaitu kegiatan pengendalian yang dilakukan dalam rangka mencari atau mendeteksi adanya suatu permasalahan dan mencari akar permasalahan tersebut, atau dengan kata lain pengendalian yang dilakukan dimana telah terdapat suatu permasalahan. Kegiatan pengendalian ini lebih mahal dari kegiatan pengendalian preventif.

Contoh pengendalian detektif:

1.            Dilakukan rekonsiliasi kas;

2.            Dilaksanakannya audit secara periodik;

Kegiatan Korektif

Yaitu kegiatan pengendalian yang dilakukan untuk memperbaiki kondisi jika terdapat suatu permasalahan yang menyebabkan resiko tidak tercapainya tujuan organisasi, yang telah ditemukan pada kegiatan pengendalian preventif maupun detektif. Kegiatan Korektif relatif lebih mahal dari kegiatan peventif maupun detektif.

Contoh kegiatan korektif:

Dilakukannya perbaikan suatu sistem informasi atas kesalahan data yang disebabkan adanya eror dalam sistem informasi suatu entitas.

2)             Integritas dan keandalan pemrosesan.

Pengendalian berikut ini sesuai untuk beberapa prinsip keandalan, yaitu: perencanaan strategis dan penganggaran, mengembangkan rencana keandalan sistem, dan melaksanakan dokumentasi.

Tabel Ringkasan Pengendalian Umum Utama Keandalan

Kategori Pengendalian	Ancaman/Risiko	Pengendalian
Perencanaan strategis dan penganggaran	Sistem Informasi mendukung strategi bisnis, kurangnya penggunaan sumber daya, kebutuhan informasi tidak dipenuhi atau tidak dapat ditanggung	Rencana strategis berlapis yang secara periodik dievaluasi, tim penelitian dan pengembangan untuk menilai dampak teknologi baru atas jalannya bisnis, anggaran untuk mendukung rencana strategis.
Mengembangkan rencana keandalan sistem	Ketidakmampuan untuk memastikan keandalan sistem	Memberikan tanggung jawab perencanaan ke pihak manajemen puncak; secara terus-menerus meninjau dan memperbarui rencana; mengidentifikasi, mendokumentasikan, dan menguji kebutuhan, tujuan, kebijakan, dan standar keandalan pemakai; mengidentifikasi dan meninjau seluruh persyaratan hukum yang baru maupun yang telah diubah; mencatat permintaan pemakai atas perubahan; mendokumentasikan, menganalisis, dan melaporkan masalah dalam hal keandalan sistem; menetapkan tanggung jawab kepemilikan, penyimpanan, akses, dan pemeliharaan atas sumber daya informasi; mengembangkan program kesadaran atas keamanan serta mengkomunikasikannya pada seluruh pegawai; meminta pegawai baru untuk menandatangani perjanjian keamanan; melaksanakan penilaian risiko atas seluruh perubahan dalam lingkungan sistem.
Dokumentasi	Desain, operasi, tinjauan, audit, dan perubahan sistem yang tidak efektif	Dokumentasi dapat diklasifikasikan menjadi 3 kategori dasar, yaitu: (1) Dokumentasi administratif(standar dan prosedur untuk memproses, menganalisis, mendesain, memprogram, menangani file dan menyimpan data), (2) dokumentasi sistem (input aplikasi, tahap pemrosesan, output, kesalahan penanganan), (3) dokumentasi operasional(konfigurasi perlengkapan, program, file, susunan dan pelaksanaan prosedur, tindakan korektif).

3)             Authorization/access control

   
Kontrol otorisasi, adalah proses membatasi akses pengguna dikonfirmasi ke bagian tertentu dari sistem dan membatasi tindakan apa yang mereka diizinkan untuk melakukan.

Kontrol otorisasi sering dilaksanakan dengan menciptakan matriks kontrol akses. Kemudian, ketika seorang karyawan mencoba untuk mengakses sistem informasi khususnya sumber daya, sistem melakukan tes kompatibilitas yang cocok kredensial otentikasi pengguna terhadap matriks kontrol akses untuk menentukan apakah karyawan yang harus diizinkan untuk mengakses sumber daya itu dan melakukan tindakan yang diminta.

Referensi:

Modul  SI  PI, Sistem informasi dan pengendalian internal, M.Akt Pasca UMB, Hapzi Ali, 2015

Nur Fadhila Amri (2016) http://www.e-akuntansi.com/2015/11/pengendalian-berbasis-teknologi.html. Di akses pada 22 Mei 2017

Rahmi Sabrina (2011) http://orinsabrina.blogspot.co.id/2011/11/sistem-pengendalian-sistem.html. Di akses pada 22 Mei 2017

Nur Fadhila Amri (2016) http://www.e-akuntansi.com/2015/11/authorization-access-control.html Di akses pada 22 Mei 2017

NN, (2014) https://datakata.wordpress.com/2014/03/31/sistem-informasi-manajemen-keamanan-sistem-informasi/ Di akses pada 22 Mei 2017

SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAM INTERNAL PADA PT. ABC

PT. ABC adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang perpajakan, meliputi konsultasi, pelatihan dan penerbitan khusus buku perpajakan. Dalam menunjang kinerja perusahaan menerapkan sistem informasi dalam setiap proses bisnisnya.

Salah satu implementasi Sistem Informasi di PT ABC adalah berkaitan dengan penjualan produk buku khususnya kepada pihak-pihak yang pembeliannya dengan sistem kontrak / berlangganan. Sistem yang digunakan adalah LAN (Local Area Network). LAN dalam penjualan buku tersebut dirancang hanya meliputi bagian marketing, operasional dan keuangan. Masing – masing bagian tersebut dipimpin oleh Kepala Bagian.

Setiap bagian menjalankan fungsinya menggunakan menu yang tersedia sesuai dengan bagiannya masing-masing. Berikut penjelasan setiap bagian yang dilibatkan dalam proses penjualan :

 1.        Bagian Marketing 

Bagian ini adalah bagian dimana bertugas dan bertanggung jawab atas penjualan dan pemasaran produk perusahaan dalam hal ini adalah buku perpajakan.

Bagian marketing harus merencanakan, menetapkan harga, menetapkan cara cara promosi dan mendistribusikannya kepada pelanggan yang potensial. Sebagai contoh kampus-kampus yang ada mata kuliah perpajakan, para calon peserta USKP(Ujian Sertifikasi Konsultan Pajak), lembaga penyelenggara kursus pajak (Brevet).

Bagian marketing bertugas memberikan dan mempresentasikan proposal/penawaran jenis-jenis buku kepada para customer. Setelah proposal/penawaran di approve oleh customer, maka marketing membuat form order pemesanan yang dimana form ini akan  diproses oleh bagian operasional. Bagian marketing juga mengeluarkan invoice atas form order pemesanan yang sudah dikonfirmasi oleh bagian operasional, invoice ini berfungsi untuk dilakukan pembayaran dan marketing mengeluarkan kwitansi. Invoice dan Kwitansi berjumlah 2 rangkap dimana lembar ke – 1 untuk customer dan lembar ke – 2 untuk bagian keuangan.

2.         Bagian Operasional

Bagian operasional adalah bagian dimana bertanggung jawab dalam ketersediaan buku, kondisi buku, pembatalan, sampai dengan tahap pengirman.

Bagian operasional memulai tugasnya setelah menerima form order pemesanan dari bagian marketing maka bagian operasional cek stok / menyiapkan buku yang dipesan oleh customer sesuai dengan judul yang diminta. Setelah selesai proses penyiapan buku selesai maka bagian operasional mengkonfimasikan kembali kepada bagian marketing.

3.        Bagian Keuangan

Bagian keuangan adalah bagian terakhir dalam sistem akuntansi penjualan tunai. Bagian keuangan memulai tanggung jawabnya setelah marketing mengeluarkan invoice untuk dilakukan pembayaran sebelum buku dikirim yaitu ketika marketing mengeluarkan kwitansi. Invoice dan kwitansi yang ada akan dimasukan ke dalam software yaitu berupa penjurnalan lalu akan secara otomatis memposting dan akan berakhir ke neraca saldo dan setelah dilakukan penyesuaian akan menghasilkan laporan keuangan yaitu laporan laba rugi komprehensif dan akan mempengaruhi laporan perubahan posisi keuangan dan laporan perubahan equitas

Sistem Informasi ini mengkaitan ketiga bagian tersebut untuk berkoordinasi untuk menghasilkan sebuah informasi mengenai posisi keuangan perusahaan tersebut yaitu Laporan Penjualan setiap bulannya dan Laporan Keuangan setiap akhir tahun.

Kelemahan yang teridentifikasi :

1.      Kelemahan dalam sistem ini adalah belum adanya tempo / jangka waktu pembayaran yang jelas, sering terjadi customer tidak melakukan konfirmasi jika pesanan di batalkan, maka buku mengendap pada bagian operasoinal khususnya bagian pengiriman. Sehingga sering terjadi selisih stok, yang mana bagian stok menyatakan buku telah keluar namun sebenarnya buku kemungkinan dibatalkan.

2.      Ketika jaringan terjadi masalah, maka proses harus dijalankan secara manual.

Saran untuk perusahaan:

1.      Pada sistem ini yaitu ditentukannya tempo / jangka waktu penbayaran, jika sudah melampaui jangka waktu tersebut maka dianggap batal dengan melakukan konfirmasi kepada customer. Jika customer setelah jatuh tempo tetap mau order maka harus dilakukan proses dari awal.

2.      Menggunakan aplikasi penjualan yang lebih canggih sesuai kebutuhan perusahaan.