SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL
SISTEM INFORMASI PADA PT KIA (ILUSTRASI)
Disusun oleh:
Asalila (55516120053)
Dosen
Pengampu:
Prof. Dr. Ir. Hapzi
Ali, MM, CMA
MAGISTER AKUNTANSI
UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA
2017
ABSTRAK
Perkembangan organisasi yang semakin kompleks dan tuntutan untuk
selalu melakukan adaptasi terhadap lingkungan organisasi, mengakibatkan proses
pengambilan keputusan dan manajemen juga berkembang. Proses tersebut berkaitan
dengan informasi yang merupakan hal penting dan berharga dalam sebuah
organisasi dewasa ini, karena informasi yang akurat dancepat dapat sangat
membantu tumbuh kembangnya sebuah organisasi. Maka dari itu, pengelolaan
informasi dipandang penting demi kelancaran sebuah pekerjaan dan untuk menganalisis
perkembangan dari pekerjaan itu sendiri. Hal tersebut menuntut pembelajaran Sistem
Informasi Manajemen dalam menciptakan, mendistribusikan dan memanfaatkan informasi
guna mendukung kegiatan manajemen, khususnya pembuatan keputusan dalam kebijakan
publik.
2
BAB
I
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
Teknologi informasi sudah lazim digunakan
dimana-mana, mulai bangun tidur dipagi hari kita sudah disajikan alarm dari hp
(handphone) kita, hingga jadwal meeting sekaligus tercatat dan mengingatkan
pemiliknya. tren teknologi informasi saat ini sudah berbasis jaringan internet
dan semua terakses tanpa batas waktu dan ruang.
Implementasi sistem informasi
berbasis teknologi informasi dalam bidang tertentu juga sudah sangat tertinggal
apabila hanya sekedar membuat otomatis tetapi belum dapat bersinergi antara
suatu sub sistem informasi dengan sub sistem informasi lainnya. analoginya
seperti halnya kita sehari-hari dirumah tidak akan dapat hidup tanpa
berkomunikasi dengan lingkungan. (biasa hal ini dalam teknologi informasi
dikenal dengan enterprise system yang terintegrasi). apabila kerangka pikir
pengguna di level manajemen atas dan menengah sudah berusaha untuk ideal dalam
mewujudkan sistem informasi yang saling bersinergi tentunya
pengembangan-pengembangan sistem di institusinya
Salah satu kendala utama yang
disampaikan penentu kebijakan dalam mewujudkan sistem yang sering penulis
jumpai adalah beaya pengembangan sistem dan pegadaan infrastrukturnya. Namun
seringkali kendala ini tidak mendapatkan solusi yang tepat apabila dihadapkan
dengan kebutuhan dan regulasi yang mensyaratkan penggunaan sistem informasi.
Sebagai langkah praktis untuk mewujudkan pengadaan sistem dengan membuat sistem
informasi tanpa perencanaan desain dan proyeksi kebutuhan jangka panjang.
Biasanya sistem hanya dibangun dengan pertimbangan merubah pekerjaan manual
menjadi otomatis dengan biaya murah. Bahkan sering dijumpai juga menggunakan
sistem informasi yang bersifat retail untuk suatu instansi yang seharusnya
perlu mengakomodir kebijakan-kebijakan manajemen lokal sehingga memaksa
kebijakan atau peraturan lokal tersebut hilang karena merujuk software yang
baru yang sebenarnya tidak cocok.
1.2.
Perumusan Masalah
Perkembangan sistem informasi telah menyebabkan
terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan
yang dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat operasional maupun pimpinan.
Perkembangan ini telah menyebabkan perubahan-perubahan peran dari para manajer
dalam pengambilan keputusan, mereka dituntut untuk selalu dapat memperoleh
informasi yang paling akurat dan terkini yang dapat digunakan dalam proses
pengambilan keputusan.
Meningkatnya penggunaan sistem informasi, telah membawa
setiap orang dapat melaksanakan berbagai kegiatan dengan lebih akurat,
berkualitas, dan tepat waktu. Setiap organisasi dapat memanfaatkan sistem
informasi dan jaringan teknologi informasi untuk menjalankan berbagai
kegiatannya.
Pada
makalah ini penulis menyajikan salah satu sistem informasi dalam kegiatan operasional
pada PT KIA (nama ilustrasi),perusahaan yang bergerak dalam layanan jasa
perpajakan dengan perumusan masalah sebagai berikut
1) Bagaimanakah Sistem Informasi
yang
diperlukan untuk nenunjang kegiatan operasional
perusahaan sehingga
bisnis berjalan efektif dan efisiensi
?
2) Apakah kelebihan dan kekuranan pada Sistem Laporan pada
PT KIA?
1.3.
Tujuan dan
Manfaat Pembelajaran
Adapun tujuan dari penulisan
makalah ini untuk
mengetahui sejauh
mana tingkat efektifitas dan efisiensi Sistem Informasi Laporan Pemenuhan
Kewajiban Perpajakan yang dijalankan pada PT KIA, serta mengidentifikasi
kelebihan dan kekurangannya. Sedangkan manfaat atas penulisan dan pembelajarannya
adalah penulis semakin mengetahui akan pentingnya peran sebuah sistem pada
sebuah organisasi bisnis ataupun lainnya. Manfaat lainnya yakni untuk pembaca,
sekiranya tulisan ini bermanfaat untuk meningkatkan dalam kegiatan bisnisnya
serta wawasan dalam pengembangan sistem informasi.
BAB
II
LANDASAN
TEORI
2.1. Pengertian Sistem Informasi
Sistem
informasi dapat didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang
menyediakan informasi bagi beberapa pengguna dengan kebutuhan yang diinginkan.
Informasi menjelaskan mengenai organisasi atau salah satu sistem utamanya
mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang
dan apa yang mungkin akan terjadi dimasa yang akan datang tentang organisasi
tersebut.
Sistem
informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang, tempat, dan segala
sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar organisasi. Informasi
sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk
yang lebih memiliki arti dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Data
sendiri merupakan fakta-fakta yang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau
peristiwa yang terjadi atau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi.
Data tidak dapat langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan
harus diolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam
pengambilan keputusan.
Informasi
harus dikelola dengan baik dan memadai agar memberikan manfaat yang maksimal.
Penerapan sistem informasi di dalam suatu organisasi dimaksudkan untuk
memberikan dukungan informasi yang dibutuhkan, khususnya oleh para pengguna
informasi dari berbagai tingkatan manajemen. Sistem informasi yang digunakan
oleh para pengguna dari berbagai tingkatan manajemen ini biasa disebut sebagai:
Sistem Informasi Manajemen (SIM).
Sistem
informasi mengandung tiga kegiatan dasar, yaitu : kegiatan masukan (input), kegiatan pemrosesan (processing), dan kegiatan keluaran (output). Tiga kegiatan dasar ini menghasilkan informasi yang
dibutuhkan organisasi untuk pengambilan keputusan, pengendalian operasi,
analisis permasalahan, dan menciptakan produk atau jasa baru. Input berperan di dalam pengumpulan data
mentah (raw data), baik yang
diperoleh dari dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi. Processing berperan untuk mengkonversi
data mentah menjadi bentuk yang lebih memiliki arti. Sedangkan, Output dimaksudkan untuk mentransfer
informasi yang diproses kepada pihak-pihak atau kegiatan-kegiatan yang akan
menggunakan Sistem Informasi. Sistem informasi juga membutuhkan umpan balik (feedback), yaitu untuk dasar evaluasi
dan perbaikan di tahap input berikutnya. Sistem informasi yang digunakan lebih
berfokus pada sistem informasi berbasis komputer (computer-based information system). Penggunaan teknologi informasi
atau sistem informasi berbasis komputer, dapat memberikan informasi yang lebih
akurat, berkualitas, dan tepat waktu, sehingga pengambilan keputusan dapat lebih efektif
dan efisien.
Definisi
Sistem informasi manajemen (SIM) adalah bagian dari pengendalian internal suatu
bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh
akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk,
layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen (SIM) dibedakan
dengan sistem informasi biasa karena Sistem informasi manajemen (SIM) digunakan
untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas
operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan pada
kelompok metode manajemen informasi yang mendukung terhadap pengambilan
keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan
sistem informasi eksekutif.
2.2. Jenis-jenis Sistem Informasi
Sistem
informasi pada dasarnya bisa terbagi menjadi beberapa jenis. Jenis-jenis dari
sistem informasi tersebut biasanya terdiri dari spesifikasi dan juga fungsi
tertentu yang ada di dalam suatu perusahaan atau suatu organisasi. Paling tidak
ada 7 jenis sistem informasi yang saat ini banyak diimplementasikan dalam
perusahaan dan juga organisasi.
Pengertian sistem informasi itu sendiri adalah suatu
sistem yang dibangun untuk meneruskan pada sistem tertentu, sehingga membuat
data yang ada menjadi lebih terkoordinir. Berikut ini adalah ketujuh jenis
sistem informasi yang banyak diimplementasikan di dalam sebuah perusahaan
ataupun organisasi:
A.
Sistem
Informasi Manajemen
Sistem
informasi manajemen merupakan salah satu pengimplementasian dari sistem
informasi yang digunakan pada sasaran kalangan manajerial. sistem informasi
manajemen ini sangat penting sekali untuk para level management dalam hal:
·
Melakukan
monitoring terhadap kinerja anak buah
·
Memberikan
penilaian langsung terhadap kinerja anak buah
·
Menerima
laporan dan juga hasil pekerjaan dari anak buah atau bawahan
·
Melaksanakan
fungsi pengawasan dan juga pemindahtugasan bagi bawahan dan juga anak buah
·
Memberikan
masukan kepada dewan direksi terhadap promosi jabatan dari anak buah
·
Melihat
kelebihan dan juga kekurangan yang dimiliki oleh anak buah
·
Melakukan
komunikasi antar level manajerial untuk kepentingna organisasi dan juga
perusahaan.
·
Membantu
mempercepat proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen dalam mengatasi
suatu permasalahan
·
Menganalisa
suatu masalah dan juga problem yang muncul pada suatu organisasi
·
Meningkatkan
efisiensi manajerial di dalam sebuah organisasi atau perusahaan
·
Menunjang
fungsi operasional dari manajemen dalam melakukan tugasnya di sebuah perusahaan
atau organisasi
B.
Sistem
Informasi Eksekutif
Sistem
informasi eksekutif berarti merupakan sebuah sistem informasi yang dikembangkan
dan juga diimplementasikan untuk memberikan kemudahan arus informasi suatu
organisasi atau perusahaan kepada mereka yang berada pada level eksekutif. Sistem
informasi yang ditujukan kepada level eksekutif dari suatu organisasi atau
perusahaan banyak berisi mengenai:
·
Kegiatan
yang dilakukan oleh sebuah perusahaan atau organisasi dalam jangka waktu
tertentu
·
Kinerja
dari level manajerial, atau jabatan yang langsung berada di bawah level
eksekutif
·
Kondisi
kestabilan keuangan dan juga finansial dari sebuah perusahaan ataupun
organisasi
·
Lingkungan
kerja dan juga budaya organisasi yang timbul pada perusahaan atau organisasi
tersebut
·
Nilai
perusahaan atau organisasi di dalam bursa saham
C.
Sistem
Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi atau SIA
merupakan salah satu pengimplementasian dari sistem informasi manajemen, yang
berhubungan dengan kegiatan akuntansi dan juga penghitungan dari sebuah
perusahaan ataupun organisasi. Dengan adanya sistem informasi akuntasi yang
diimplementasikan dengan baik dan juga benar, maka sistem informasi akuntasi
ini dapat membantu para akuntan di sebuah perusahaan atau organisasi dalam
melakukan:
·
Proses
audit dari kondisi keuangan perusahaan
·
Menampilkan
data-data pembelanjaan, pembelian, dan segala bentuk keuangan yang dilakukan
dan dilalui oleh sebuah perusahaan
·
Membantu
mempercepat proses penghitungan akuntansi keuangan
·
Menentukan
keuntungan dan juga kerugian dari sebuah perusahaan
·
Memperjelas
informasi penting mengenai jumlah dana yang harus dihtung dengan melakukan
proses akuntansi
·
Merapihkan
catatan keuangan dari sebuah perusahaan atau organisasi
·
Membantu
mempercepat proses pengambilan keputusan perusahaan, terutama pada level
akuntansi keuangan perusahaan
·
Menyediakan
proses transaksi keuangan dan keternagan akuntansi rutin dari sebuah perusahaan
D.
Sistem
Informasi Keuangan
Sistem informasi keuangan sendiri
merupakan suatu implementasi dari sebuah sistem informasi yang berisi segala
data transaksi keuangan dari sebuah perusahaan, yang nantinya bisa terintegrasi
pula dengan sistem informasi akuntansi.
Berikut ini adalah beberapa alasan
mengapa sistem informasi keuangan penting untuk diimplementasikan, dan juga
beberapa manfaat dari sistem informasi keuangan:
·
Sistem
informasi keuangan membantu mencatat segala bentuk transaski yang dilakukan
oleh suatu perusahaan atau organisasi dalam jangka waktu tertentu, misalnya
pada periode satu tahun
·
Sistem
informasi keungan dapat diintegrasikan dengan sistem informasi akuntansi, untuk
membantu mempermudah para akuntan dalam melakukan penghitungan mengenai neraca
keuangan suatu perusahaan
·
Dengan
adanya sistem informasi keuangan, para pegawai yang berada pada bagian keuangan
bisa melakukan kroscek mengenai transaksi jual beli yang sudah prnah dilakukan
oleh perusahaan tersebut.
·
Membantu
mempermudah pekerjaan auditor dalam menganalisa keuangan suatu perusahaan
·
Mempercepat
proses pencatatan dan juga pemanggilan kembali informasi mengenai transasksi
jual beli yang sudah pernah dilakukan
·
Membantu
penghitungan pajak dari suatu perusahaan
·
Melakukan
monitoring terhadap karyawan yang sering melakukan peminjaman
·
Memonitoring
mengenai potongan gaji dan juga pemberian bonus dan tunjangan karyawan
·
Dapat
terintegrasi dengan sistem informasi sumber daya manusia, terutama dalam hal
payroll, yang menyangkut pemberian gaji dan juga tunjangan karyawan
E.
Sistem
Informasi Manufaktur
Bagi perusahaan yang bergerak di
bidang manufaktur dan juga produksi, terutama produksi barang, maka sistem
informasi manufaktur merupakan salah satu jenis sistem informasi yang wajib
dimilki. Sistem informasi manufaktur kebanyakan digunakan dan juga
diimplementasikan pada bagian produksi suatu perusahaan, yang bergerak di
bidang produksi.
Fungsi dari implementasi sistem
informasi manufaktur:
·
Pada
dasarnya, sistem informasi manufaktur memilki banyak sekali fungsi, seperti:
·
Mencatat
total produksi yang dihasilkan oleh sebuah perusahaan
·
Mencatat
barang-barang produksi yang tidak lolos dari quality control
·
Mencatat
hasil produk yang berhasil dilempar ke pasaran
·
Mencatat
produk yang berhasil diekspor ke mancanegara
·
Mencatat
biaya produksi yang harus dikeluarkan untuk setiap sesi produksi
·
Melakukan
analisa terhadap kebutuhan bahan pokok dan sumber daya manusia di dalam proses
produksi
·
Memberikan
informasi mengenai kegiatan proses produksi yang sedang berlangsung
·
Membantu
bagian produksi untuk menganalisa produk-produk apa saja yang harus
dikembangkan, dihentikan ataupn diperbanyak produksinya
·
Membantu
analisa kelebihan dan kekurangan dari sebuah produk hasil produksi perusahaan
tersebut
·
Memberikan
informasi kepada bagian RnD (Research and Development) dalam membantu
mengenmbankan produk – produk baru yang harus diproduksi
F.
Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia
Jenis sistem informasi yang
berikutnya adalah sistem informasi sumber daya manusia alias SDM. Sesuai dengan
namanya, biasanya sistem informasi ini berhubungan dengan bagian personalia,
atau HR dari suatu perusahaan dan juga organisasi. Sistem informasi SDM ini
memiliki banyak sekali data dan juga informasi, mengenai:
·
Data
diri dari karyawan yang dimilki oleh perusahaan
·
Total
gaji pokok, tunjangan, bonus dan informasi keuangan lainnya yang dimilki oleh
karyawan
·
Jabatan
dan masa kerja dari karyawan
·
Manfaat
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
·
Sistem
informasi sumber daya manusia tentu saja memilki banyak sekali manfaat,
terutama bagi bagian personalia dan juga HR. Berikut ini adalah beberapa
manfaat dari sistem informasi sumber daya manusia:
·
Membantu
bagian personalia dalam melakukan analisis mengenai gaji pokok dari seorang
karyawan
·
Memberikan
informasi mengenai kinerja yang dimiliki oleh setiap karyawan
·
Membantu
bagian personalia dalam menganalisis bonus, potongan gaji, serta pemutasian dan
kenaikan jabatan dari karyawan
·
Melakukan
update data dari seluruh karyawan yang dimilkik oleh perusahaan tersebut
·
Sebagai
acuan data dalam melakukan proses rekrutmen karyawan baru.
G. Sistem Informasi Pemasaran
Jenis sistem informasi berikutnya
yang banyak diimplementasikan adalah jenis sistem informasi pemasaran. Jenis
sistem informasi ini sangat penting terutama bagi bagian pemasaran suatu perusahaan.
Sistem informasi pemasaran akan membantu mencatat dan juga memberkan informasi
penting mengenai penjualan yang telah dilakkan oleh sebuah perusahaan. Yang
meliputi:
·
Jumlah
produk yang sudah terjual
·
Produk
yang laris dan banyak dipesan
·
Produk
yang jarang diminati oleh pasar
·
Metode
pemasaran yang tepat untuk menjual dan memasarkan suatu produk
·
Respon
pasar terhadap produk yang diluncurkan
·
Sistem
informasi pemasaran ini pada dasarnya dapat membantu usernya untuk:
-
Melakukan
analisa terhadap pasar (analisis pasar)
-
Membantu
bagian riset dan pengembangan untuk menganalisa produk-produk dari perusahaan
tersebut
Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan
bahwa dengan adanya kumpulan sistem informasi dalam suatu perusahaan, akan
dapat membantu manajemen dalam mengambil keputusan-keputusan bisnis yang akan
berpengaruh terhadap going concern suatu perusahaan, juga akan dapat memberikan
keyakinan kepada manajemen dalam pengambilan keputusan penting, serta sistem
informasi tersebut dapat memberikan masukan kepada manajemen dalam mengevaluasi
kinerja perusahaan.
BAB
III
METODE PENELITIAN
Metode penelitian
untuk makalah ini adalah menggunakan metode deskriptif, dimana
informasi diperoleh penulis berasal dari salah
satu gambaran yang dijalankan oleh PT KIA
(nama ilustrasi) dalam mengimplementasikan salah sistem informasi operasional
perusahaan. Gambaran yang disajikan dalam makalah ini adalah Input (aktivitas
masukan), Processing (pemrosesan), dan Output (keluaran/hasil).
BAB
IV
STUDI KASUS
Sistem informasi
pada
dasarnya merupakan
serangkaian prosedur untuk memproses data menjadi
informasi dan mendistribusikannya
kepada para pemakai.
Berikut contoh implemantasi sistem informasi pada perusahaan.
4.1
Sistem informasi pada
PT. KIA
Kita
semua tentu tahu bahwa dalam sebuah perusahaan, diperlukan adanya sistem
informasi manajemen untuk mengatur arus kegiatan dan informasi dalam perusahaan
yang bersangkutan. Dengan sistem informasi manajemen yang terorganisir,
manajemen dapat mengambilkeputusan yang tepat bagi perusahaan. Tanpa adanya
sistem informasi yang baik, niscaya perusahaan akan mengalami kesulitan dalam
mengembangkan dan bersaing dengan para kompetitornya. Beberapa tahun yang
lalu,sistem informasi perusahaan mungkin masih dikembangkan secara sederhana.
Sistemm yangada akan diaturdan dikembangkan sendiri oleh manajemen perusahaan.
Tetapi memasuki era globalisasi dimana teknologi menjadi salah satu komponen
penting dalam kehidupan manusia, sistem informasi manajemen pun mengalami kemajuan.
Mulai banyak perusahaan yang melirik sistem informasi manajemen berbasis TI
untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Memang banyak manfaat dan kemudahan yang
akan didapat, tidak hanya bagi pihak perusahaan, tapi juga untuk para customer
yang melakukan hubungan dengan perusahaan. Kendati telah dibuktikan bahwa
penerapan TI pada perusahaan dapat meningkatkan kinerja dan performa, namun
bukan berarti semua perusahaan serta merta memutuskan untuk menggunakan SIM
berbasis TI bagi perusahaan mereka. Masih ada juga perusahaan yang bertahan
dengan sistem yang telah mereka miliki. Terlepas dari semua itu, dalam laporan
ini kelompok kami akan menjelaskan tentang pengaplikasian SIM berbasis
teknologi pada salah satu perusahaan distributor bahan bangunan yang ada di
Indonesia, yaitu PT Kokoh Inti Arebama. Perusahaan ini adalah salah satu contoh
perusahaan yang telah merasakan manfaat dan kemudahan dari adanya sistem
informasi manajemen yang mutakhir. Dengan penerapan SIM yang baru dan berbasis
teknologi, perusahaan ini telah mengalami kemajuan. Untuk selanjutnya, kami
akan menguraikan hal – hal yang terkait dengan SIM dan penerapan SIM pada PT
Kokoh Inti Arebama.
Sebelum
pembahasan mengenai penerapan SIM berbasis teknologi pada PT. KIA, ada baiknya
kami akan menjelaskan terlebih dahulu hal – hal yang berkaitan dengan
SIM.Sistem informasi manajemen terdiri dari tiga kata.sistem, informasi dan
manajemen. Adapun arti dari sistem adalah suatu sususan yang teratur dari
kegiatan – kegiatan yang saling berkaitan dan susunan prosedur – prosedur yang
saling berhubungan, yang melaksanakan dan mempermudah kegiatan – kegiatan utama
organisasi/institusi. Sedangkan informasi sendiri memiliki arti sebagai data –
data yang telah diolah/diproses sehingga memiliki arti atau manfaat yang
berguna. Yang terakhir yaitu manajemen. Manajemen sebagai proses, adalah
kegiatan yang dilakukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan secara bersama –
sama atau melibatkan orang lain demi mencapai tujuan yang sama. Sedangkan arti
manajemen sebagai subyek adalah orang atau orang – orang yang melaksanakan
kegiatan tersebut. Dari semua penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa Sistem
Informasi Manajemen adalah jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan
dalam suatu sistem (terintegrasi) dengan maksud memberikan informasi (yang
bersifat intern dan ekstern) kepada manajemen, sebagai dasar pengambilan
keputusan. Memandang bahwa nilai dan informasi amatlah berharga,oleh karena itu
harus dikelola dengan baik. Sebagai seorang wirausaha, staff manajemen atau
terlebih sebagai manajer harus dapat menghargai dan mampu mengelola informasi
bagi kemajuan perusahaan atau usahanya.
Komponen
dari SIM antara lain adalah Input (aktivitas
masukan), Processing (pemrosesan), dan Output (keluaran/hasil). Input sendiri terdiri
dari berbagai hal yang berperan sebagai alat dalam memasukkan data – data yang
ada. Pemrosesan adalah tahap dalam mengartikan segala data yang didapat guna
menghasilkan informasi yang bermanfaat. Sedangkan output sendiri adalah segala
alat yang dapat menampilkan hasil dari data – data yang telah diproses
(informasi). Informasi yang telah dihasilkan tadi kemudian akan dijadikan
sebagai dasar dalam membuat keputusan yang akan diambil bagi kelangsungan
perusahaan.
4.2 Hambatan dalam penerapan
SIM.
Dalam
penerapan SIM juga terdapat beberapa hambatan yang bisa terjadi diantaranya adalah :
a.
Kekurangpahaman para pemakai tentang komputer.
Dalam hal ini, tidak semua orang mengerti dan
menguasai tentang penggunaan komputer. Masih banyak orang yang masih sangat
awam tentang pengoperasian komputer itu sendiri. Oleh karena itu,
kekurangpahaman terhadap komputer menjadi salah satu hambatan dalam dalam
penerapan SIM.
b.
Kekurangpahaman para spesialis bidang
informasi tentang bisnis dan peran manajemen.
Beberapa tahun yang lalu,para ahli di bidang TI
mungkin belum menemukan hubungan antara teknologi dan bisnis/manajemen. Tapi
tahun – tahun belakangan ini, para ahli TI sudah memikirkan adanya manfaat yang
sangat besar jika teknologi dijadikan sebagai bagian dari bisnis dan manajemen.
Oleh karena itulah, sekarang mulai berkembang kegiatan – kegiatan bisnis dan
manajemen yang didukung dengan teknologi.
c.
Pemikiran bahwa komputer merupakan kebutuhan yang tidak
terlalu penting.
Sekarang, sudah banyak perusahaan yang melirik
SIM berbasis TI dengan bantuan komputer untuk melancarkan kegiatan – kegiatan
perusahaan. Tapi bukan berarti semua perusahaan berpikiran seperti itu. Masih
ada pula perusahaan yang mempertahankan SIM dengan proses manual. Tetapi dapat
dilihat bahwa SIM yang didukung dengan teknologi (komputer) lebih efisien
dibandingkan yang tidak menggunakan komputer.
4.3 Peran Utama SIM
Sedangkan peran utama dari SIM ada tiga, yaitu
:
a.
Mendukung berjalannya proses bisnis dan operasi.
Ini adalah peran paling
dasar dari sebuah SIM. Dengan SIM, proses bisnis
yang dilakukan oleh para karyawan akan berjalan baik. SIM yang terorganisir
akan memudahkan karyawan dalam melaksanakan tugasnya masing – masing.
b.
Membantu dalam pengambilan keputusan bisnis. Dengan SIM yang
baik, maka pengambilan keputusan yang tepat akan lebih mudah dilakukan.
Informasi yang jelas akan membantu pihak manajemen dalam menentukan langkah
yang akan diambil perusahaan.
c.
Membantu dalam menentukan strategi untuk menciptakan keunggulan
dibandingkan kompetitor. Ketika sebuah perusahaan sudah memiliki SIM yang baik, maka
perusahaan dapat memikirkan langkah – langkah baru yang inovatif agar bisa
lebih maju dari para pesaingnya dalam melayani customer.
Setelah mengetahui tentang hambatan penerapan
serta manfaat dari SIM itu sendiri, padabahasan selanjutnya, kami akan
menjelaskan tentang penerapan SIM pada perusahaan.
Contoh penerapan SIM yang cukup bagus dapat kita
lihat pada PT. Kokoh Inti Arebama. PT Kokoh Inti Arebama merupakan perusahaan
distributor terbesar bahan-bahan bangunan yang didirikan pada tahun 2004. Dalam
tahun pertamanya, perusahaan telah berhasil mengembangkan bisnisnya dengan
pesat didukung oleh jaringan distribusi yang kuat di 14 kota di Indonesia. Selama
tahun 2004, perusahaan telah mendistribusikan produk-produk bahan bangunan
kepada sekitar 2.500 outlet-outlet ritel di seluruh Indonesia. Salah satu
prinsipal terbesar perusahaan saat ini adalah PT KIA Keramik yang baru-baru ini
memenangkan ICSA Awards kedua kalinya dari majalah SWA. Tahun ini, PT Kokoh
Inti Arebama berencana menambah jaringan distribusinya menjadi 16 cabang di
akhir tahun nanti dan target menjadi 20 cabang di 20 kota pada tahun 2006
mendatang. Dengan penambahan jumlah cabang diharapkan perusahaan dapat melayani
sekitar 2.940 outlet pada akhir tahun ini dan sebanyak 3.500 di tahun 2006.
Sebagai salah satu pemain di industri bahan bangunan, PT Kokoh Inti Arebama
dituntut untuk terus berinovasi dan menyediakan layanan yang memberikan nilai tambah
pada prinsipal dan konsumennya. Pada awalnya, PT KIA menggunakan sistem TI inti
buatan sendiri (in-house). Tapi Guna mendukung ambisi menjadi distributor bahan
bangunan terbesar di Indonesia, PT Kokoh Inti Arebama rela mengganti sistem TI
yang lama dengan aplikasi dari vendor besar. Hal ini bertujuan untuk
meningkatkan efisiensi dan meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan dengan
mengintegrasikan proses bisnis sehingga memiliki daya saing tinggi di industri.
Untuk
mewujudkan ambisi menjadi distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia, PT
Kokoh Inti Arebama meminta bantuan beberapa ahli untuk menentukan SIM
yang bisa memenuhi kebutuhan dari sisi kontrol internal, serta informasi
yang cepat dan akurat bagi manajemen. Pada pertengahan 2005 disusunlah SOP
internal untuk menentukan sistem TI yang hendak diterapkan. Untuk itu manajemen
Kokoh lebih dulu melakukan benchmarking ke perusahaan sejenis (dalam hal ini PT
Surya Toto) dan distribusi farmasi (PT Anugerah Pharmindo Lestari); disusul
dengan mengundang vendor solusi TI (SAP, Oracle dan Microsoft). Setelah
melakukan evaluasi, akhirnya diputuskan untuk memakai solusi dari Microsoft.
Pertimbangannya, selain cukup sesuai dengan kebutuhan, juga sistemnya dianggap
relatif lebih mudah digunakan (user-friendly).
PT KIA memutuskan
mengimplementasikan sistem teknologi informasi terintegrasi dari Microsoft,
yakni Microsoft Business Solutions - Axapta untuk menjamin penyediaan layanan
terbaik bagi konsumen. Solusi Microsoft Axapta yang sangat fleksibel dinilai mampu
memenuhi kebutuhan komputerisasi yang terintegrasi serta menyajikan informasi
secara real-time untuk menunjang proses bisnis PT Kokoh Inti Arebama di masa
mendatang. Dengan informasi real – time tersebut, PT KIA dapat mengambil
keputusan mengenai strategi bisnis dengan lebih mudah, cepat dan akurat.
Ketersediaan data dan informasi yang
cepat adalah salah satu kunci sukses untuk bisa unggul dalam persaingan bisnis.
Axapta menawarkan itu semua, plus segala kemudahan dari Microsoft. Microsoft
Axapta adalah sebuah aplikasi bisnis yang dilengkapi banyak fungsi terpadu.
Mulai dari modul manufacturing, supply chain management, financial management,
distribution, project accounting, customer relationship management, human
resources management, sampai business analysis. Istimewanya, karena menggunakan
platform Microsoft, solusi ini amat mudah diintegrasikan dengan produk
Microsoft lainnya, umpamanya Microsoft Word, Excel dan lain-lain. Tampilannya
pun mirip aplikasi Microsoft pada umumnya. Jika dibanding solusi
sejenis lainnya, Microsoft Axapta sangat fleksibel dan mudah dimodifikasi. Hal
ini sangat penting dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Artinya sistem prosedur
kerja dan pemasukan data yang sudah biasa dilakukan sebelumnya tak perlu
mengalami perubahan berarti. Dari sisi investasi, jelas lebih efisien buat
perusahaan. Microsoft Axapta menggunakan sistem lisensi berbasis concurrent,
maksudnya customer hanya membeli lisensi sejumlah klien yang terhubung ke
server pada saat yang bersamaan. Apabila perusahaan memiliki 500 unit komputer,
namun pada saat yang bersamaan hanya ada 20 komputer yang terhubung ke server
Axapta, maka perusahaan ini hanya perlu membeli 20 buah lisensi, bukan 500
buah. Apalagi Microsoft Axapta hanya memerlukan satu atau dua buah server dengan
konfigurasi standar berbasis Microsoft Windows Server. Lalu untuk komputer
klien juga tidak memerlukan spesifikasi khusus karena Microsoft Axapta masih
keluarga Microsoft seperti halnya Microsoft Word, Excel, dan Power Point.
Fleksibilitas Microsoft Axapta tidak
sampai disitu, solusi ini juga sangat scalable-solusi yang sangat mudah
diaplikasikan dengan performa yang tinggi guna mendukung perkembangan
perusahaan. Dan, tak kalah penting, Microsoft Axapta merupakan solusi global
yang mampu mendukung kebutuhan perusahaan yang menggunakan bahasa atau mata
uang yang berbeda.
Implementasi sistem Enterprise
Resources Planning (ERP) baru ini mulai dilakukan pada Oktober 2005, di 8
cabang. Sasarannya adalah mengintegrasikan sistem logistik Kokoh dengan sistem
manajemen penjualan, pemasaran dan keuangan, serta mengintegrasikan
cabang-cabang. Dan hanya dalam rentang tiga bulan, implementasi sudah kelar (go
live). Total investasi yang mencapai US$ 500 ribu. Itu sudah termasuk biaya
pembelian hardware, software dan lisensi. Sejak awal implementasi, PT KIA sudah
mengantisipasi kemungkinan yang dapat menghambat migrasi sistem. Upaya
pendekatan yang dilakukan, antara lain: manajemen memberikan dukungan top-down
dan penuh ke semua jajaran operasional; mengadakan prapelatihan bagi kepala
cabang dan administrasi sebelum dilakukan pelatihan untuk end user, serta
berbagi informasi dengan melakukan demo aplikasi ke seluruh user di cabang
melalui kepala cabang.
Mengingat cabang Kokoh tersebar di
berbagai kota, maka untuk koneksi dari cabang seluruhnya menggunakan fasilitas
jaringan dari Lintasarta (VPN-IP). Semua koneksi disentralisasi pada dua
terminal server yang ada di kantor pusat. Terminal server ini menghubungkan
user ke aplikasi sistem melalui server aplikasi. Sementara data disimpan di
server database, yang secara fisik terpisah dari server aplikasi. Adapun untuk
koneksi para user yang ada di kantor pusat, dibuatkan jaringan LAN. Dengan
sistem terpusat seperti itu dan dikontrol melalui pembagian hak akses ke user, memudahkan
tim TI memonitor pemakaian sistem yang sedang berjalan. Dengan koneksi jaringan
seperti itu, semua transaksi apa pun – seperti penjualan, pembelian, inventori
dan pencatatan keuangan – bisa dilakukan melalui sistem secara real time.
PT KIA juga tak segan
mengimplementasi modul Warehouse Management System (WMS). Dengan adanya
implementasi di warehouse, diharapkan dapat memudahkan proses penentuan lokasi
penyimpanan dan pengambilan barang untuk pengiriman. Selain itu, bisa diperoleh
informasi yang tepat dan akurat terhadap kesiapan pengiriman (bagian
transporter dan ekspedisi) dan jenis pengangkutan yang dipakai, serta
memudahkan analisis ongkos angkut dan biaya lainnya, seperti untuk loading dan
unloading barang. Setiap hari diusahakan tidak ada DO yang belum selesai
diproses. Umur maksimum DO hanya satu hari. Dengan kata lain, untuk setiap DO
yang sudah dibuat oleh staf penjualan, pengiriman barangnya harus segera
dilakukan dan ditindaklanjuti oleh bagian pengiriman yang ada di warehouse.
Setiap pengiriman yang telah dilakukan akan dicatat sebagai penjualan untuk
kemudian ditagihkan ke pelanggan. Informasi tagihan ini akan secara otomatis
muncul di Bagian Collection dan Keuangan untuk dapat dimonitor kapan jatuh
tempo dan pembayarannya.
4.4 Manfaat SIM bagi PT. KIA
Dengan pengaplikasian sistem yang
baru,banyak manfaat yang didapat oleh PT KIA. Dari tiga peran utama sistem
informasi manajemen, penerapan TI baru pada PT KIA berhasil mencakup tiga
tataran dari peran system informasi manajemen. Yaitu :
a.
Mendukung berjalannya proses bisnis dan operasi.
Peran ini ditunjukkan
dari lebih efisien dan lancarnya kegiatan yang dilakukan dalam perusahaan.
Pesanan dapat diproses dengan lebih cepat. Selain itu lebih menghemat
waktu karena semua hubungan antara kantor pusat dan kantor cabang dilakukan
secara real time. Pekerjaan para karyawan juga lebih ringan karena aplikasi
baru yang digunakan telah memiliki kemampuan untuk mengatur data – data
perusahaan yang ada.
b.
Membantu dalam pengambilan keputusan bisnis.
Dengan sistem yang
baru, manajemen lebih mudah menentukan keputusan – keputusan apa yang
akan diambil terkait dengan perusahaan. Misalkan jika ada pemesanan dari
customer di kantor cabang, kantor pusat dapat segera mendapatkan informasi dan
memproses pemesanan tersebut.
c.
Membantu dalam menentukan strategi untuk menciptakan keunggulan
dibandingkan kompetitor.
Dengan segala kemudahan
yang didapatkan dari penerapan sistem baru, PT KIA dapat menentukan strategi
untuk memajukan perusahaan. Untuk mengungguli kompetitornya, PT KIA memutuskan
untuk membuka kantor cabang baru guna menjaring lebih banyak pelanggan dan
meningkatkan penjualan.
Terbukti dari penggunaan sistem baru, PT KIA
mendapatkan banyak kemudahan dan kemajuan dalam perusahaan. Dengan sistem yang
ada, bukan mustahil jika suatu saat nanti PT KIA berhasil memenuhi ambisinya
untuk menjadi distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia.
Dari contoh di atas, dapat kita simpulkan bahwa
penerapan SIM dengan dukungan TI sangat diperlukan untuk meningkatkan kompetensi
perusahaan dalam hal pelayanan bagi para customer. Selain itu, SIM dengan
dukungan TI akan memudahkan tugas manajemen dalam mengatur perusahaan. Tanpa
adanya SIM, perusahaan yang bersangkutan tidak akan dapat memberikan pelayanan
yang maksimal bagi para customer. Kemungkinan terjadi ketidakefisienan
pengelolaan perusahaan juga akan semakin besar. Penerapan sistem informasi
manajemen berbasis TI yang dilakukan oleh PT KIA adalah keputusan yang sangat
tepat. Karena dengan adanya sistem yang lebih mutakhir tersebut, perusahaan
telah mengalami kemajuan dan proses manajemen menjadi semakin lancar. Kami rasa
cukup tepat jika kami menyimpulkan bahwa dukungan teknologi dalam sistem
informasi manajemen akan membawa banyak nilai tambah. Ada baiknya jika perusahaan
lain mulai memikirkan pentingnya SIM dan sistem informasi seperti apa yang
tepat untuk memajukan perusahaan.
BAB
V
PENUTUP
5.1. Kesimpulan
Penggunaan sistem informasi saat ini
memudahkan pelaku bisnis
dan
organisasi sehingga dalam mencapai tujuannya dilakukan efektif dan efisien secara keseluruhan. Sehiingga pengendalian internal dapat memenuhi
fungsinya untuk menghasilkan informasi akuntansi yang tepat
waktu, relevan dan dapat dipercaya serta resiko terjadinya kekeliruan dalam pencatatan atau perhitungan dapat
diminimalisasiakan sehingga mengurangi kemungkinan terjadinya kerugian.
Kelebihan dari sistem ini adalah mudah
di operasionalkan dan bugdet rendah serta mudah untuk dikembangkan lebih lanjut
sesuai kebutuhan layanan terhadap klien.
Kekurangan dari sistem ini adalah belum
bisa mengakomodir dalam melayani klien
yang kewajiban pajaknya sangat komplek.
5.2. Saran
Dalam kesempatan ini penulis menyarankan
dalam sistem ini utnuk dikembangkan
supaya bisa dimanfaatkan oleh lebih banyak perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
1. Hapzi Ali, 2016. Modul Sistem
Informasi & Pengendalian Internal.Mercu Buana
(Diakses 11 Juni 2017)
2. Dini S.Kom,
2015. http://dosenit.com/kuliah-it/sistem-informasi/jenis-jenis-sistem-informasi (Diakses 11 Juni 2017)
3. Ferry Rinaldi, 2016. http://www.kembar.pro/2016/01/pengertian-fungsi-dan-contoh-sistem-informasi-manajemen.html (Diakses 11 Juni 2017)
4. Milanovira, 2015. https://milamashuri.wordpress.com/2015/04/05/sistem-informasi-eksekutif/ (Diakses 11 Juni 2017)
5. Nadyagusnitas, 2014. https://nadyagusnitas.wordpress.com/2014/10/13/sistem-informasi-akuntansi-dan-contoh-penerapannya-dalam-perusahaan-kecil/ (Diakses 11 Juni 2017)
6.
Maudy Ayunda, https://mutiarakharisma.wordpress.com/sistem-informasi-keuangan-financial-information-system/
(Diakses 11 Juni 2017)
7. Rhino Erlando, 2015. http://rhinoerlando.blogspot.co.id/2015/11/sistem-informasi-manufaktur.html (Diakses 11 Juni 2017)
8. Achmad Sultoni,
2015. http://www.kompasiana.com/sultoniachmad/sistem-informasi-sumber-daya-manusia_5529a518f17e610b13d623e4 (Diakses 11 Juni 2017)
9. Nursantika
Inriani, Febrita Sari Simbolon, 2015. http://sisteminformasipemasaransak.blogspot.co.id/2015/10/makalahsistem-informasi-manajemen.html\ (Diakses 11 Juni 2017)
10. IT
Narotama, 2011. http://pengembangansisteminformasinarotama.blogspot.co.id/ (Diakses 11 Juni 2017)
11. Taufq
Kurniawan, 2015. https://www.academia.edu/15050420/PERMASALAHAN_SISTEM_INFORMASI_MANAJEMEN_DI_INDONESIA (Diakses 11 Juni 2017)
12. Darono,
2009. http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/view/1067/994 (Diakses 11 Juni 2017)
wah bagus sekali kak
BalasHapuscasing sosis